Bearbeitung von PDF-Dokumenten

Die Tätigkeit, um ein PDF barrierefrei zu erstellen, das sogenannte "Tagging", berücksichtigt die Prioritäten der BITV. In aller Regel verfahren wir zusätzlich nach den praxisnahen Auslegungen der BITV durch das Projekt "BIK - barrierefrei informieren und kommunizieren". Unsere Arbeiten zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente wurden im Rahmen des Projekts BIK bereits mehrfach als mustergültig bewertet. Einen kurzen Auszug aus den Arbeiten im Zusammenhang mit dem Thema "Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten" möchten wir Ihnen nachfolgend kurz näher bringen:

Struktur und Reihenfolge

Damit PDF-Dokumente einwandfrei von Vorleseprogrammen (so genannte Screenreader) interpretiert werden können, ist eine logische und inhaltlich korrekte Reihenfolge im Dokument notwendig. Die sichtbare Reihenfolge der einzelnen Elemente im Dokument (Absätze, Grafiken, Überschriften etc.) muss sich auch in der "nicht sichtbaren" Struktur widerspiegeln. Andernfalls weicht die Vorlesereihenfolge von der sichtbaren Reihenfolge ab, was zu Verständnisproblemen führen kann. Dazu müssen so genannte "Tags" im Dokument hinterlegt werden. Die angelegte Tagstruktur des Dokumentes spiegelt dann die akustische Lesereihenfolge wieder und sollte daher klar und einfach verständlich sein. Alle Strukturen werden dabei manuell erzeugt und gezielt durch uns angelegt. Hierbei gilt der Grundsatz: "Nicht alles was machbar ist, muss auch tatsächlich gemacht werden". Klare, einfache Tag-Strukturen sind für Screenreader-Nutzer wesentlich besser zugänglich. Durch diese Maßnahmen können wir eine stets sinnvolle korrekte Lesereihenfolge gewährleisten.

Neben der richtigen Reihenfolge der Elemente ist auch eine korrekte Auszeichnung notwendig. Nur wenn eine Überschrift im PDF-Dokument auch als Überschrift gekennzeichnet ist, kann sie von einem Screenreader korrekt interpretiert werden. Analog gilt dies zum Beispiel auch für Elemente wie Listen, Bilder und Links.

Bildunterschrift: nicht vorhandene Vorlese-
Reihenfolge von Elementen eines PDF-Dokuments

Bildunterschrift: durchnummeriere Reihenfolge
von Elementen eines PDF-Dokuments

Umfließen-Modus

Während die angelegte Struktur im barrierefreien PDF-Dokument die akustische Lesereihenfolge bei der Nutzung eines Screenreaders widerspiegelt, wird die visuelle Reihenfolge im so genannten "Umfließen-Modus" geprüft. Dieser Modus reduziert die Inhalte im PDF auf reine Textelemente, d.h. außertextliche Elemente (wie z.B. Ziergrafiken oder Hintergrundgrafiken) werden in diesem Modus nicht dargestellt. Wir stellen sicher, dass die Darstellung des barrierefreien PDF-Dokuments auch in diesem Modus durchweg sichergestellt ist und damit für Sehbehinderte gut zugänglich ist. Dadurch können Nutzer die Inhalte unabhängig vom vorgegebenen Layout des PDF-Dokuments als "Textdokument ohne Layout" lesen.

Bildunterschrift: fehlerhafte Darstellung eines
PDF-Dokuments im Umfließen-Modus

Bildunterschrift: korrekte Darstellung eines
PDF-Dokuments im Umfließen-Modus

Alternativtexte

Enthält ein PDF-Dokument fremdsprachige Begriffe, liest ein sehender Nutzer den Begriff automatisch in der richtigen Sprache. Der Begriff "Screenreader" wird nicht wortwörtlich gelesen, sondern in englischer Aussprache, d.h. ungefähr so: "Skrienrieder". Ein Vorleseprogramm besitzt in aller Regel einen gewissen Wortschatz an fremdsprachigen Begriffen, um beim Vorlesen entsprechend darauf reagieren zu können und in den korrekten Sprachmodus zu wechseln. Wenn es sich jedoch nicht um einen umgangssprachlichen allgemein verwendeten Begriff handelt (Beispiel: Facility Management), muss das Wort explizit als "englischer Begriff" im PDF-Dokument gekennzeichnet werden. Abhängig von der Zielgruppe und der damit verbundenen inhaltlichen Komplexität des Dokuments muss diese Arbeit für Dutzende von Begriffen durchgeführt werden.

Eine weitere Information, die von sehenden Nutzern selbstverständlich wahrgenommen wird, sind die Botschaften von Bildern. Diese bleiben Nutzern von Screenreader ohne weitere Bearbeitung des PDF-Dokuments verborgen. Vor allen Dingen bei informationstragenden Bildern (Diagramme, Schaubilder etc.) ist ein Alternativtext notwendig, der die Aussage des Bildes in Textform bereitstellt. Bei Anwendung eines Vorleseprogramms erhält der Nutzer dadurch die gleiche Information wie ein sehender Nutzer. Auch bei Stimmungsbildern kann es unter Umständen erforderlich sein, einen passenden Alternativtext zu hinterlegen. Schließlich ist das Bild nicht ohne Grund in das Dokument aufgenommen worden - warum soll es also nicht auch für sehbehinderte und blinde Nutzer zugänglich gemacht werden?

Vorleseprüfung

Im Anschluss an die vollständige Aufbereitung eines barrierefreien PDF-Dokuments folgt die Vorleseprüfung. Wir verwenden dabei mit dem Screenreader genau das Werkzeug, welches auch von den Zielgruppen des barrierefreien PDF-Dokuments verwendet wird. Im Rahmen dieser Vorleseprüfung untersuchen wir unter anderem die hinterlegten Strukturen, Alternativtexte, Sprachwechsel und ob die richtige Reihenfolge der Elemente gegeben ist. Harte Trennstriche im Text werden spätestens bei dieser Prüfung identifiziert und aus den Alternativtexten entfernt (damit diese nicht mehr vorgelesen werden). Erst wenn das gesamte PDF-Dokument genauso verständlich vorgelesen wird, wie es beim Durchlesen von sehenden Benutzern der Fall ist, ist die Arbeit für uns an dieser Stelle abgeschlossen.

Wir haben zwei Hörproben erstellt, mit denen Sie die Unterschiede beim Vorlesen von barrierefreien und nicht barrierefreien PDF Dokumenten selbst feststellen können. Aus einem Dokument der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV) wurde ein PDF-Seite exemplarisch entnommen und bearbeitet. Achten Sie zum Beispiel auf die unterschiedliche Aussprache von Überschriften, Internetadressen, Telefonnummern und Öffnungszeiten. Aber hören Sie den Unterschied selbst (das Vorlesen beginnt erst ab cirka der Mitte der PDF-Seite):

PDF-Seite aus einem barrierefreien Dokument der DRV (unterschiedlich vorgelesene Passagen sind im Dokument farblich hervorgehoben)

MP3-Hörprobe vor der barrierefreien Bearbeitung anhören

als Download, cirka 1 MB

MP3-Hörprobe nach der barrierefreien Bearbeitung anhören

als Download, cirka 1 MB